Bir yazılımın değeri, ürettiği rapor sayısıyla değil, önlediği kayıpla ölçülür. Aşağıdaki hesapları kendi rakamlarınızla yapın; sonuç genelde herkesi şaşırtır.
Kaçan randevunun gerçek maliyeti
Kaçan randevu yalnızca o işin bedelini değil, o saati de götürür. Çünkü o saate başka müşteri de alınamamıştır. Haftada birkaç kaçan randevu, ay sonunda tam bir çalışma gününe denk gelebilir. Otomatik hatırlatma bu oranı belirgin şekilde düşürür — üstelik kimseyi aramadan.
Tahsil edilmeyen alacak
“Sonra öderim” denip unutulan tutarlar tek tek küçüktür, toplamı büyüktür. Vadesi geçen alacak listesi ekranda duruyorsa kimse unutmaz. Çoğu işletmede en hızlı geri dönüş buradan gelir: yeni müşteri bulmadan, sadece hak edilmiş parayı toplayarak.
En ucuz gelir, zaten kazanılmış ama tahsil edilmemiş olandır.
Tekrar satış: elinizdeki müşteri
Yeni müşteri bulmak, mevcut müşteriyi geri getirmekten belirgin biçimde pahalıdır. “Üç aydır gelmeyenler” listesini görebilen bir işletme, reklam bütçesine dokunmadan ciro artırabilir. Bu liste ancak müşteri geçmişi tutuluyorsa çıkar.
Personelin zamanı
Randevu yazmak, mesaj atmak, defter tutmak, ay sonu hesap çıkarmak… Bunların her biri günde birkaç dakika görünür ama toplamı haftada saatlerdir. O saatler ya müşteriye ya da işletmeye geri döner.
Karar kalitesi
Hangi hizmet gerçekten kârlı, hangi personel hangi işte iyi, hangi ay nakit sıkışıyor? Bunlar bilinerek verilen kararlarla tahminle verilen kararlar arasındaki fark, yıl sonunda ciroda değil kârda görünür.
Görünmeyen kazanç: huzur
Rakama dökülmeyen ama en çok konuşulan fayda budur. İşletme sahibi tatildeyken telefonun susması, akşam eve iş götürmemek, “bir şey atladık mı?” endişesinin bitmesi. Sistem kurulunca zihinden düşen yük, tablolara girmez ama en çok bu hissedilir.
Hesabı nasıl yapmalı?
Basit bir yöntem: son üç ayda kaç randevu kaçtı, ne kadar alacağınız gecikti, kaç müşteri geri gelmedi? Bu üç sayıyı ortalama işletme fiyatınızla çarpın. Çıkan tutar, sistemsizliğin üç aylık faturasıdır. Karar bundan sonra kolaylaşır.