Bu yazı Yapay Zeka CRM rehberinin parçasıdır.
"Müşteri takip programı" diye arayan çoğu kişi aynı şeyi istiyor: kim aradı, kime ne söz verdim, kimi ne zaman tekrar aramalıyım sorularına tek yerden cevap vermek. Çözüm olarak da üç yol çıkıyor karşınıza: Excel, ücretsiz bir uygulama ya da CRM. Hangisinin sizin için doğru olduğu müşteri sayısından çok, işin nasıl yürüdüğüne bağlı.
Müşteri takip programı ne yapar?
En yalın hâliyle bir müşteri takip programı üç şeyi tutar: kişi bilgisi (ad, telefon), notlar ve bir sonraki iletişim tarihi. Bunu bir tablo da yapabilir. Fark, programın sizi hatırlatmasında ve aynı müşterinin iki ayrı satıra düşmesini engellemesindedir.
Üç seçenek, dürüst karşılaştırma
1. Excel veya Google E-Tablolar
Tek kişinin yürüttüğü, az müşterili bir iş için gayet yeterlidir ve maliyeti yoktur. Kırıldığı noktalar bellidir: aynı dosyada ikinci bir kişi çalışmaya başlayınca sürüm karışır, kimin neyi değiştirdiği görünmez, hatırlatma yoktur. Takibi yapılmayan müşteri tabloda sessizce kalır.
2. Ücretsiz müşteri takip uygulamaları
Kişi listesi ve not için pratiktir. Ücretsiz sürümlerin sınırlarına bakın: kayıt sayısı, kullanıcı sayısı, dışarı veri alma imkânı ve hatırlatma var mı. Bir gün başka sisteme geçmek isterseniz verinizi çıkarabildiğinizden emin olun; bunu baştan sormak, sonradan yaşanacak sıkıntıyı büyük ölçüde önler.
3. CRM
CRM, takip programının yaptığı işin üstüne randevu, teklif, tahsilat, görev ve rapor ekler; müşterinin bütün geçmişini tek kartta toplar. Ekip varsa ve işin içinde para ile zaman geçiyorsa CRM'in karşılığını verdiği yer burasıdır. Ayrıntılı çerçeve için Yapay Zeka CRM rehberine bakabilirsiniz.
Hangisi size uyar? Basit bir eleme
- Tek kişisiniz, müşteri sayınız az, randevu ve ödeme takibi yok: Excel ya da ücretsiz uygulama yeterli.
- İki ya da daha fazla kişi aynı müşterilerle ilgileniyor: ortak bir sistem gerekir; Excel burada zorlanır.
- Müşterilerle ağırlıklı olarak WhatsApp'tan yazışıyorsunuz: kayıtların mesajdan kendiliğinden oluşması, elle girilmesinden çok daha az unutulur. WhatsApp CRM nedir? yazısı bu modeli anlatıyor.
- Randevu, tahsilat ya da teklif de yönetiyorsunuz: bunlar takip programının kapsamı dışında kalır; CRM'e bakın.
Kısa kontrol listesi
- Aynı müşteri sistemde iki kez görünüyor mu?
- "Bu müşteriyi ne zaman arayacaktım?" sorusunun cevabı sistemde mi, kafanızda mı?
- Çalışan değişirse müşteri bilgisi gidiyor mu?
- Veriyi istediğiniz an dışarı alabiliyor musunuz?
- Telefon numarası gibi kişisel verinin nerede durduğunu biliyor musunuz?
- Kayıt girmek kimsenin ertelediği bir iş mi?
Excel'den geçiş zamanı geldi mi?
Şu belirtilerden ikisini yaşıyorsanız geçiş vaktidir: aynı müşteri iki satırda, takibi unutulan müşteri adayı, aynı dosyada çakışan ekip, kimin neyi değiştirdiğinin görünmemesi, ay sonunda "bu ay kaç kişiye hizmet verdik" sorusunun elle sayılması. Geçişte en büyük korku veri kaybıdır; çoğu sistem tablonuzu içeri alabilir. Adımları Excel yerine CRM yazısında bulabilirsiniz.
Kişisel veri notu
Müşteri adı ve telefon numarası kişisel veridir. Hangi araçla tutarsanız tutun, veriye kimin eriştiği ve ne kadar süre saklandığı sizin sorumluluğunuzdadır. Bu açıdan ortak bir sistemde rol bazlı erişim, dağınık dosyalardan daha kontrollüdür. KVKK tarafı için CRM ve KVKK yazısına bakın.
Orbitix'te nasıl?
Orbitix, müşteri takibini WhatsApp'tan yürüten bir CRM'dir. Gelen yazılı ya da sesli mesajdaki niyeti okur, müşteri, randevu ve tahsilat kaydını kendisi açar; sektörünüze göre hazır alanlarla gelir. Önce bir demo üzerinden kendi işinize nasıl uyduğuna bakabilirsiniz: CRM programı sayfası ve paketler.