Bir özel ders takip programı üç şeyi aynı yerde tutmalı: hangi öğrenciyle ne zaman ders yapıldığı, dersin ücretinin ödenip ödenmediği ve iptal edilen derslerin ne zaman telafi edileceği. Bu üçü ayrı yerlerde duruyorsa eksik olan program değil, düzendir.
Defter ne zaman yetmez olur?
Beş altı öğrencisi olan bir öğretmen her şeyi aklında tutabilir. On beşinci öğrenciden sonra durum değişir. Salı akşamı iki velinin aynı saati istediğini, bir öğrencinin geçen hafta dersi iptal ettiğini, bir diğerinin ay sonunda ödeme yapmadığını aynı anda hatırlamak mümkün değildir.
Kâğıt defterin asıl sorunu hesaplama yapmamasıdır. Ay sonunda kaç ders verdiğinizi, kaçının ücretinin alındığını bulmak için sayfaları tek tek saymak gerekir. Bu zaman, ders hazırlığından çalınan zamandır.
Telefon rehberi ve mesaj geçmişi de çözüm değildir. Velinin iptal bilgisi bir sohbetin içinde, ödeme dekontu başka bir sohbetin içinde kalır. İki ay sonra 'bu ders yapıldı mı' sorusuna kimse net cevap veremez.
Bir özel ders takip programında olması gerekenler
Aşağıdaki başlıklar, öğretmenin gerçek günlük işine dokunan noktalardır. Her birini programda kendiniz deneyin.
Öğrenci ve veli kaydı
İlkokul ve ortaokul öğrencisinde muhatap velidir. Programda öğrencinin yanında velinin telefonu da tutulmalı ve hatırlatmalar ona gitmelidir. Kardeşler aynı veli altında toplanabilmeli; böylece tek mesajla iki öğrencinin bilgisi iletilir.
Ders programı ve çakışma
Haftalık ders programı tekrarlayan bir yapıdır. Her hafta aynı saati elle yazmak yerine bir kez kurup yalnızca değişen haftalarda düzenlemek gerekir. Sistem, aynı saate iki öğrenci yazılmaya çalışıldığında uyarmalıdır. Çakışmayı dersten bir gün önce fark etmek, öğrencinin kapıda beklemesinden iyidir.
Telafi dersi
İptal edilen ders kaybolmamalı. İptal, kayıtta 'telafi bekliyor' olarak durmalı ve telafi dersi yerleştirildiğinde kapanmalı. Aksi halde hangi öğrencinin kaç dersinin açıkta olduğunu kimse bilmez. Veli de ayın sonunda 'iki dersi yapılmadı' dediğinde elinizde bir kayıt olmaz.
Yüz yüze ve online dersi aynı kayıtta tutmak
Bazı öğrenciler eve gelir, bazıları ekran başında bağlanır. Programın bu ayrımı kaydın içinde bir not olarak taşıması yeterlidir; ayrı iki liste tutmak yeni bir karışıklık yaratır. Önemli olan, dersin hangi biçimde yapıldığından bağımsız olarak saatin, ücretin ve telafi durumunun aynı yerde görünmesidir.
Veli ödemesi: kim ödedi, kim unuttu?
Özel ders gelirinin en sinir bozucu yanı, ödemenin istenmesidir. Velilere ay sonunda 'ödeme gelmedi' demek öğretmenin işi gibi durmaz ama yapılmazsa gelir kaybolur.
İyi bir sistem veli ödemesi beklentisini dersle birlikte tutar. Ders yapıldıkça borç oluşur, ödeme girildikçe düşer. Ay sonunda hangi velinin ne kadar borcu olduğu tek bakışta görünür. Hatırlatma mesajı nazik ve düzenli gider; öğretmen bunu elle yazmak zorunda kalmaz ve ilişki bozulmaz.
Paket ders satıyorsanız (örneğin sekiz derslik bir blok) kalan hakkı da sayması gerekir. Müşteri 'kaç dersim kaldı' diye sorduğunda cevabı aramak yerine ekrandan okumak, profesyonel bir izlenim bırakır.
Ay sonunda hangi rakamlara bakmalı?
Program yalnızca kayıt tutmuyorsa, ay sonunda size kendi işinizi gösterir. Verilen ders sayısı, alınan ödeme ve açıkta kalan telafi sayısı en basit üç göstergedir. Bunları yan yana görünce hangi öğrencinin düzenli, hangisinin sorunlu olduğu anlaşılır.
Saatlik kazancınız da burada ortaya çıkar. Yol süresi, hazırlık ve iptaller hesaba katıldığında gerçek kazanç, tabelanızdaki ücretten düşük çıkabilir. Bunu bilmek, ücret güncellemesini ya da yeni öğrenci kabulünü daha sağlam bir zemine oturtur. Orbitix'te kasa ve raporlar CRM'in içinde gelir; ayrı bir hesap tablosu tutmanız gerekmez.
Mesajlaşma nerede olmalı?
Veliler öğretmene çoğunlukla WhatsApp'tan yazar. 'Bugün gelemiyoruz', 'saati değiştirebilir miyiz' gibi mesajlar sohbetin içinde kaybolur. Program ancak bu mesajlar kayda dönüşüyorsa gerçekten iş görür.
Orbitix'te veli WhatsApp'tan yazdığında ya da sesli mesaj bıraktığında sistem mesajı anlar ve ilgili randevu ya da ödeme kaydını açar. Öğretmen derse girmişken telefonu eline almak zorunda kalmaz, kayıt hazır bekler. Bu yaklaşımın genel mantığı yapay zeka destekli CRM sayfasında anlatılıyor.
Öğretmen, etüt merkezi ve kurs arasındaki fark
Tek başına çalışan bir öğretmenin ihtiyacı ile birden fazla öğretmeni olan bir merkezin ihtiyacı aynı değildir. Tek öğretmende temel iş; takvim, ödeme ve telafi takibidir. Merkezde buna yoklama, sınıf listeleri ve öğretmen hakedişi eklenir.
Merkez ölçeğine geçtiyseniz etüt merkezi takip programı yazısı, yoklama ve veli iletişimini nasıl tek panelde topladığınızı gösteriyor. Sektöre kurulu şablonlar için eğitim sektörü sayfasına göz atabilirsiniz.
Eski defterdeki kayıtları taşımak
Geçiş korkusu çoğu zaman verinin taşınmasından gelir. Öğrenci listesi, velilerin telefonları ve süren paket dersler başlangıçta girilir. Orbitix'te kurulum, veri taşıma ve eğitim pakete dahildir; listeyi tek başınıza girmek zorunda kalmazsınız.
İlk hafta eski defteri yanınızda tutun. İlk ay sonunda iki kaydı karşılaştırın. Fark çıkmıyorsa defteri bırakabilirsiniz, çıkıyorsa farkın nereden geldiğini bulmak programı size uyarlamanın en hızlı yoludur.
Maliyet ve taahhüt
Bir programa başlamadan önce aylık bedeli ve çıkış koşulunu netleştirin. Orbitix paketleri aylıktır, taahhüt yoktur ve istediğiniz an iptal edebilirsiniz. Yalnızca CRM kullanacak bir öğretmen için Başlangıç paketi aylık 2.500 ₺'dir. Randevu asistanıyla veli mesajlarını da otomatikleştirmek isterseniz Profesyonel paket aylık 5.000 ₺'dir. Güncel durum için fiyatlandırma sayfasına bakın.
Denemeden önce kendinize sorun
Şu soruların cevabı programın size uyup uymadığını gösterir.
- Bir öğrencinin iptal ettiği dersi bulup telafiye çevirmem kaç dokunuş sürüyor?
- Ay sonunda hangi velinin borcunu tek ekrandan görebiliyor muyum?
- Haftalık ders programını bir kez kurup yalnızca istisnaları düzenleyebiliyor muyum?
- Veli WhatsApp'tan yazınca mesaj kayda dönüşüyor mu, yoksa ben mi yazıyorum?
Dört sorunun üçüne olumlu cevap alamıyorsanız, aradığınız program bu değildir. Acele etmeyin; ders yoğunluğunun az olduğu bir haftada iki seçeneği paralel deneyin.