Bir ppf randevu takip programı, kaplama randevusunu araç ve işlem bilgisiyle birlikte tutmalı, teslim gününü kendisi hesaplamalı ve garanti tarihini kayda bağlamalı. Düz bir takvim ya da defter bunu yapmaz, çünkü PPF işi tek saatlik bir görüşme değil, birkaç güne yayılan bir iştir.
PPF işi neden düz bir takvime sığmaz?
Kuaförde randevu bir saattir, biter, müşteri gider. PPF atölyesinde ise araç sabah gelir, yüzey hazırlığı yapılır, film uygulanır, film oturması için beklenir ve araç ancak kontrolden sonra teslim edilir. Aynı araç üç dört gün boyunca atölyenin bir bölmesini kaplar. Takvimde tek bir hücre işaretlediğinizde diğer günlerin dolu olduğunu kimse görmez.
Sonuçta iki şey olur. Birincisi, aynı bölme için iki araç söz verilir. İkincisi, müşteri 'araç ne zaman hazır' diye aradığında cevap, işi yapan ustanın aklındadır. Usta izindeyse ya da başka işteyse bilgi de yoktur.
Randevu defteri bu yüzden PPF için yetersiz kalır. Gerekli olan, bir işi başlangıç ve bitiş tarihiyle tek kayıt olarak tutan, doluluğu gün gün gösteren bir düzendir.
Bir ppf randevu takip programında olması gerekenler
Aşağıdaki başlıklar, atölyede gerçekten işe yarayan ve eksik olduğunda para kaybettiren noktalardır. Bir sistemi değerlendirirken bunları tek tek deneyin.
Araç ve işlem kaydı
Randevu, müşterinin adıyla değil aracıyla açılmalı. Plaka, marka ve model, yapılacak işlem (tam kaplama, ön kaplama, tek parça) ve konuşulan tutar aynı ekranda durmalı. Aynı müşteri ikinci aracını getirdiğinde yeni kayıt açmak yerine mevcut müşteriye araç eklenebilmeli.
Süre ve doluluk
İşlemin kaç gün süreceğini her seferinde elle hesaplamak hata üretir. İyi bir sistemde işlem türü seçildiğinde süre gelir, takvimde o günler dolu görünür. Boş gün aramak için kimseye sormak zorunda kalmazsınız.
Garanti takibi
Kaplama garantisi yıllar sürer ve her uygulama için ayrı bir başlangıç tarihi vardır. Müşteri iki yıl sonra kontrole geldiğinde hangi filmin, hangi tarihte uygulandığı bulunabilmeli. Bu konuyu ayrıntısıyla PPF garanti takip programı yazımızda anlattık; burada yalnızca randevuyla bağlantısını vurguluyoruz: garanti kaydı, teslimle birlikte otomatik doğmalı, sonradan tek tek yazılmamalı.
Araç teslim gününü kim hesaplıyor?
Atölyelerin en sık yaşadığı sıkıntı, söylenen teslim günü ile gerçek teslim günü arasındaki farktır. Müşteriye 'perşembe hazır' denir, ama film oturmamıştır ya da bir parçada tekrar iş çıkmıştır. Teslim gününü bir kişinin aklına bırakırsanız o tarih sürekli kayar.
Sistemde araç teslim tarihi iş kaydına bağlı olmalı. İş bir gün uzarsa teslim tarihi de güncellenmeli ve müşteriye mesaj gitmeli. Böylece müşteri aramak zorunda kalmaz, siz de aynı soruyu günde on kez cevaplamazsınız.
Teslim anının kendisi de kayıt altında olmalı. Aracı kim, hangi saatte aldı, teslimde yüzeyin durumu nasıldı? Sonradan çıkabilecek bir anlaşmazlıkta elinizdeki tek belge bu kayıttır.
İş emri ve ekip paylaşımı
Atölyede iş tek kişide bitmez. Biri yüzey hazırlığı yapar, biri filmi uygular, biri son kontrolü üstlenir. Her aşamada kimin ne yaptığını görmek için kâğıt bir iş emri kullanıyorsanız o kâğıt er ya da geç kaybolur ya da ıslanır.
Dijital iş emrinde her aşama bir adımdır ve adımı yapan kişi işaretler. Sahip olarak telefondan baktığınızda aracın hangi aşamada olduğunu görürsünüz. Ustalar da kendi payına düşen işi ve sırasını bilir. Prim ya da hakediş hesabı yaptığınız atölyede bu kayıt, ay sonunda tartışmayı da azaltır.
Burada dikkat edilecek bir nokta var: ekip üyesine her şeyi göstermek zorunda değilsiniz. Usta iş emrini ve takvimi görmeli, kasa ve kâr bilgisini değil. Yetki ayrımı olmayan bir sistem ilk ekip büyümesinde sorun çıkarır.
Fire ve ek iş: kayıtta görünmeyen maliyet
Kaplama sırasında bir parça film bozulabilir, bir bölge yeniden uygulanabilir. Bu tür ek iş randevuya not olarak düşülmezse, atölye bir gün fazla çalışmış olur ama kimse nedenini hatırlamaz. Ay sonunda kârlılık hesabı yapılırken bu günler açıklanamayan bir kayıp gibi görünür.
Programda iş kaydına serbest not ve ek süre girilebilmeli. Böylece hangi araç tipinde sık ek iş çıktığını zamanla görür, gelecek tekliflerde süreyi buna göre verirsiniz. Film stoğunun ve firenin ayrıca nasıl izleneceğini PPF film stok ve fire takibi yazısında bulabilirsiniz.
Müşteriye giden hatırlatmalar
Randevu hatırlatması, PPF için de geçerli ama içeriği farklıdır. Aracı bırakmadan önce hazırlık bilgisi (aracın yıkanmış gelmesi, içinde kıymetli eşya bırakılmaması) gitmeli. Teslim günü yaklaştığında hazır olduğuna dair mesaj gitmeli. Teslimden sonra bakım uyarısı ve garanti kontrol tarihi için bir hatırlatma planlanmalı.
Müşterilerin çoğu zaten WhatsApp'tan yazıyor. Hatırlatmanın ayrı bir uygulamada kalması, personelin her seferinde kopyala yapıştır yapması anlamına gelir. Mesajın aynı sistemden çıkması ve cevabın aynı kayda düşmesi gerekir.
Orbitix bu işi nasıl çözüyor?
Orbitix'te müşteri WhatsApp'tan yazar ya da sesli mesaj atar, sistem mesajı anlar ve randevu, müşteri veya tahsilat kaydını açar. Onay, hatırlatma ve memnuniyet takibi de aynı akışın parçasıdır. PPF ve kaplama atölyeleri için kurulu bir şablon bulunur; hangi alanların hazır geldiğini PPF ve kaplama sektör sayfasında görebilirsiniz.
Genel yaklaşımı merak ediyorsanız yapay zeka destekli CRM sayfası, sistemin mesajı nasıl okuyup kayda çevirdiğini anlatır. Fiyat tarafında paketler aylıktır ve taahhüt yoktur. Randevu asistanı Profesyonel pakette gelir; bu paket fiyatlandırma sayfasında aylık 5.000 ₺ olarak yer alır. Yalnızca CRM yeterliyse Başlangıç paketi 2.500 ₺'dir.
Seçmeden önce atölyede deneyin
Bir programı demo ekranında değil, gerçek bir iş üzerinde deneyin. Şu kontrol listesi bunun için yeterlidir.
- Bir aracı üç günlük iş olarak açın ve takvimde üç günün de dolu göründüğünü doğrulayın.
- Teslim tarihini bir gün kaydırın ve müşteriye giden mesajın otomatik oluştuğunu görün.
- Garanti kaydının teslimle birlikte açıldığını kontrol edin.
- Ustaya ait bir kullanıcıyla girin ve kasa bilgisinin görünmediğinden emin olun.
- Telefondan, atölyede ayakta, tek elle iş durumunu güncellemeyi deneyin.
Bu beş deneme çoğu eksikliği ilk gün ortaya çıkarır. Programın tanıtım sayfasındaki özellik listesinden çok, atölyedeki sabah telaşında kaç dokunuşla iş yaptığı belirleyici olur.
Daha önce başka bir yöntemle çalıştıysanız geçişin ilk haftalarını da planlayın. Eski randevuları elle aktarmak sıkıcıdır ama bir kez yapılır; sonrasında defter kapanır. Yeni sisteme geçişte nelerin hazırlanacağı için yeni sisteme geçişte ilk 30 gün planına bakabilirsiniz.