Yapay zeka ajansı arayan bir işletme sahibinin masasında genelde birkaç sunum olur ve sunumların çoğu aynı cümleleri kurar: "müşterilerinize gece gündüz cevap verir", "işlerinizi otomatikleştirir", "zamandan kazandırır". Bu cümlelerin hiçbiri yanlış değil, ama hiçbiri seçim yapmanıza da yardım etmez. Fark ayrıntıda çıkar: sistem tam olarak hangi işi yapacak, yanlış anladığında ne olacak, verileriniz nerede duracak, ay sonunda fatura neye göre kesilecek.
Aşağıdaki yedi soru, bir yapay zeka ajansı ya da yapay zeka şirketiyle yapılacak ilk görüşme için hazırlandı. Görüşmede cevabı netleşmeyen soru, sözleşmeden sonra sorun olarak geri gelir.
1. Hangi işi devralacak?
İşletmelerde yapay zeka uygulamaları en çok tek bir yerde işe yarar: her gün tekrar eden, kuralı belli ama zaman alan işlerde. Randevu almak, fiyat soran müşteriye ilk cevabı vermek, gün içindeki gideri deftere işlemek, gün sonunda kasayı toplamak gibi. Ajanstan bu işlerin listesini isteyin ve her biri için "bugün bunu kim, ne kadar sürede yapıyor" sorusunu birlikte cevaplayın. Liste çıkmıyorsa ortada henüz bir proje yok, bir fikir var.
Demoyu kendi mesajlarınızla yaptırın
Hazırlanmış örnekle her sistem iyi görünür. Son bir haftada müşterilerinizden ve ekibinizden gelen on mesajı seçin: kısaltmalı olanlar, yazım hatalı olanlar, sesli mesajlar, iki işi tek cümlede isteyenler. Sistemin bu on mesaja ne yaptığına bakın. Ajansın bu teste nasıl yaklaştığı da bir cevaptır.
2. Hangi kanalda çalışacak?
Müşteriniz size nereden yazıyorsa yapay zeka da orada olmalı. Türkiye'de çoğu işletme için bu kanal WhatsApp'tır. Müşteriye ayrı bir uygulama indirtmek ya da sitenize bir sohbet kutusu koyup oraya yönlendirmek, alışkanlığını değiştirmeye çalışmaktır ve çoğu zaman tutmaz.
Aynı soru ekibiniz için de geçerli. Çalışanın bir kaydı girmek için bilgisayar başına oturması gerekiyorsa kayıt gecikir ya da hiç girilmez. Bir mesajla, gerekirse sesli notla kayıt girilebilmesi, sistemin gerçekten kullanılıp kullanılmayacağını belirler.
Ek soru: WhatsApp bağlantısı resmi WhatsApp Business API üzerinden mi kuruluyor? Resmi olmayan yollarla kurulan bağlantılar numaranın kapatılması riskini taşır. Farkı ayrıntılı anlattık: WhatsApp Business API nedir?
3. Yanlış anladığında ne olacak?
Her yapay zeka zaman zaman yanlış anlar. Önemli olan hata oranından çok hatanın nereye gittiğidir. Görüşmede şunları sorun:
- Emin olmadığında soruyor mu, yoksa tahmin edip devam mı ediyor?
- Bilmediği bir soruyu bir insana iletebiliyor mu? İletirken müşteriye ne söylüyor?
- Yanlış girilmiş bir kaydı kim, hangi ekrandan görüp düzeltiyor?
İyi cevap "hata yapmaz" değildir. İyi cevap "şu durumda durur ve size sorar" cümlesidir. Konuyu iki yazıda açtık: yapay zeka yanlış cevap verirse ne olur ve asistandan insana devir.
4. "Yaptım" dediğinde gerçekten yaptı mı?
Sohbetle çalışan sistemlerin en sinsi hatası, işlemi yapmadan "tamam, kaydettim" demesidir. Dil modeli akıcı cevap üretmekte iyidir; cevabın arkasında gerçekten bir kayıt olup olmadığı ayrı bir konudur. Müşteri ya da çalışan "kaydedildi" cümlesine güvenir, kayıt ise hiçbir yerde yoktur.
Demoda şunu isteyin: asistana bir gider ya da randevu yazdırın, sonra panelden o kaydın gerçekten oluştuğunu kendi gözünüzle görün. Bir adım daha ileri gidin ve kayıt yazılamadığında sistemin ne dediğini sorun.
Orbitix'te bu kuralı kendi ürünümüze koyduk: asistan deftere yazamadığı bir kayıt için "kaydedildi" demez, yazamadığını söyler ve panelden girilmesini ister. Panelinde görev ekranı olmayan bir işletmede de görevi kaydetmiş gibi yapmaz; bunu açıkça söyler. Para kaydında sessiz hata, en pahalı hatadır.
5. Veriler kimde duruyor?
Müşteri adları, telefonlar, ödeme kayıtları, yazışmalar: yapay zeka sistemine verdiğiniz bilgilerin çoğu kişisel veridir ve KVKK kapsamındadır. Şunların yazılı cevabını alın:
- Veriler nerede, hangi sunucuda saklanıyor?
- Sizin verileriniz başka işletmelerin verilerinden ayrı mı tutuluyor?
- Yedek ne sıklıkla alınıyor, geri dönmek gerektiğinde ne kadar geriye gidilebiliyor?
- Sözleşme bittiğinde verilerinizi hangi biçimde geri alıyorsunuz?
Ayrıntı ve kontrol listesi: yapay zeka destekli CRM ve KVKK.
6. Ay sonunda fatura neye göre çıkacak?
Yapay zeka projelerinde maliyet üç parçadan oluşur ve tekliflerde çoğu zaman yalnız biri öne çıkar:
- Kurulum bedeli: tek seferlik geliştirme ve ayar ücreti.
- Aylık ücret: sistemin kullanımı, bakımı ve destek.
- Kullanım maliyeti: WhatsApp'ın işletme mesajları için aldığı ücret ve yapay zeka modelinin işlem maliyeti. Mesaj sayısı arttıkça büyür.
Üçüncü kalem en çok sürpriz yapanıdır. Teklifte "mesaj ücretini kim, hangi tarifeyle ödüyor" sorusunun yazılı bir cevabı olsun. Hesaplamanın mantığı: WhatsApp mesaj maliyeti nasıl hesaplanır?
Sözleşme süresine de bakın. Uzun taahhüt isteyen bir teklif, sistem işinize yaramasa bile ödemeye devam etmeniz anlamına gelir.
7. Ajans gidince sistem ne olacak?
Proje olarak teslim edilen yapay zeka çözümleri, teslimden sonraki aylarda sessizce eskir: WhatsApp kuralları değişir, model sürümü güncellenir, işletmeye yeni bir hizmet eklenir ve kimse bunu sisteme öğretmez. Sorulacaklar:
- Teslimden sonra bakımı kim yapıyor, bunun ücreti teklifte var mı?
- Fiyat listenizi, çalışma saatlerinizi kendiniz değiştirebiliyor musunuz, yoksa her değişiklik için ajansa mı yazacaksınız?
- Kurulan sistem ajansın kendi yazılımı mı, başka bir platformun üstüne kurulmuş bir katman mı? İkincisiyse o platformun fiyatı ya da kuralı değiştiğinde ne olacak?
Yapay zeka ajansı mı, hazır yazılım mı?
Her işletmenin ısmarlama bir yapay zeka projesine ihtiyacı yoktur. İşiniz sektörünüzdeki diğer işletmelerinkine benziyorsa (randevu, ödeme, müşteri takibi), o işe göre kurulmuş hazır bir yazılım genellikle daha hızlı devreye girer ve maliyeti baştan bellidir. Ismarlama proje, iş akışınız gerçekten size özgü olduğunda anlam kazanır.
Orbitix bu ikisinin arasında duruyor. Bir Alfred Agency markası, ama ajans projesi değil: çekirdeğinden WhatsApp asistanına kadar kendi geliştirdiğimiz bir yazılım. Her sektöre kendi terimleriyle kurulu gelir ve her işletmenin verisi kendi alanında tutulur. Paketler aylık 2.500 ₺'den başlar; taahhüt yoktur, kurulum, veri taşıma ve eğitim pakete dahildir. Hangi işin hangi pakette olduğu fiyatlandırma sayfasında satır satır yazıyor.
Görüşmeye götürülecek kısa liste
- Son bir haftadan on gerçek mesajınız
- Devredilecek işlerin listesi ve bugün her birine harcanan süre
- "Yanlış anlarsa ne olur" sorusunun yazılı cevabı
- Kayıt yazılamadığında sistemin ne dediğinin demoda gösterilmesi
- Veri saklama, yedek ve sözleşme sonunda verinin geri verilme şartları
- Kurulum, aylık ücret ve kullanım maliyeti, üçü ayrı ayrı
- Sözleşme süresi ve çıkış şartı
Kural: sunumdaki cümleyi değil, kendi mesajınıza verilen cevabı değerlendirin. Yapay zeka seçiminde en güvenilir veri, kendi işinizden gelen veridir.