Yedekleme, önemi herkesçe bilinen ama neredeyse hiç yapılmayan iştir. Sebebi basittir: yedekleme, hiçbir şey olmadığı sürece boşa yapılmış bir iş gibi görünür. Bir kez bir şey olduğunda ise geri dönüşü yoktur.
Gerçekte ne oluyor? Dört sıradan senaryo
Senaryo 1: Tek laptop
Küçük bir danışmanlık ofisinde tüm müşteri listesi, teklifler ve sözleşmeler bir dizüstü bilgisayarda. Bilgisayar arabadan çalınıyor. Kayıp sadece dosya değil: hangi müşteriye ne teklif verildiği, kimden ne kadar alacak olduğu ve süregelen işlerin durumu. İşletme iki hafta boyunca müşterilerini arayıp "biz size ne demiştik?" diye sormak zorunda kalıyor.
Senaryo 2: Ayrılan personel
Ön büro sorumlusu ayrılırken, kullandığı ortak klasördeki randevu dosyasını "artık gerek yok" diye siliyor. Bulut sürücüsündeki silme işlemi tüm cihazlara senkronize oluyor. Yedek sanılan bulut, silmeyi de yedekliyor.
Senaryo 3: Fidye yazılımı
Ofisteki bir bilgisayara bulaşan zararlı yazılım, ağdaki paylaşılan klasörü de şifreliyor. Aynı ağa bağlı harici disk de şifreleniyor, çünkü sürekli takılıydı.
Senaryo 4: Sessiz bozulma
Excel dosyası bozuluyor, kimse fark etmiyor. Üç ay sonra açılmadığı anlaşıldığında elde en yeni yedek üç ay öncesine ait. Bu senaryo diğer üçünden daha yaygındır ve en az konuşulanıdır.
Test edilmemiş yedek, yedek değildir. Geri yükleyemediğiniz bir kopya, sadece bir dosya boyutudur.
Yaygın yanılgı: "Bulutta zaten duruyor"
Dosyanın bir bulut sürücüsünde olması yedek anlamına gelmez. Senkronizasyon, yedeklemenin tersidir: siz sildiğinizde o da siler, siz bozduğunuzda o da bozulur. Yedek dediğimiz şey, zaman içinde geriye gidebildiğiniz kopyadır.
Bir dosya paylaşım hizmetini yedek olarak kullanacaksanız, sürüm geçmişi özelliğinin açık olduğundan ve kaç gün geriye gidebildiğinden emin olun. 30 gün, çoğu KOBİ için makul bir alt sınırdır.
3-2-1 kuralı
- 3 kopya: Çalıştığınız asıl veri artı iki kopya.
- 2 farklı ortam: Örneğin bir sunucu ve bir harici disk. Aynı bilgisayardaki iki klasör iki kopya sayılmaz.
- 1 kopya farklı yerde: Ofis dışında. Yangın, su baskını ve hırsızlık bir binadaki her şeyi aynı anda etkiler.
Buna bir de dördüncü maddeyi ekleyin: yılda en az iki kez geri yükleme denemesi. Yedeğin çalıştığını ancak geri yükleyerek bilirsiniz.
Bulut tabanlı CRM ne değiştirir?
Verinin merkezi bir sistemde tutulması, yedekleme sorumluluğunun büyük kısmını işletmenin sırtından alır. Kayıtlar tek bir kişinin bilgisayarında değil, düzenli yedeklenen bir sunucuda durur; personelin cihazı bozulduğunda veri etkilenmez. Bunun ayrıntısını bulut tabanlı CRM avantajları yazısında ele almıştık.
Ancak burada da iki soruyu sormadan geçmeyin: yedekler asıl veriden farklı bir yerde mi tutuluyor, ve verinizi istediğinizde dışa aktarabiliyor musunuz? İkinci soru özellikle önemlidir; veri sizinse, dışa aktarma hakkı da sizin olmalıdır.
KVKK tarafı: veri kaybı da bir ihlaldir
Kişisel verinin izinsiz açığa çıkması kadar, kaybolması da mevzuat açısından sorun yaratır. Müşteri "verilerimi silin" ya da "bana dair hangi kayıt var?" diye sorduğunda cevap verebilecek durumda olmanız gerekir. Kayıtların nerede olduğunu bilmeyen bir işletme bu sorulara cevap veremez. Konunun genel çerçevesi için CRM ve KVKK yazısına bakın.
Bugün yapabileceğiniz 6 maddelik kontrol listesi
- İşletmenin kritik verisi hangi 3 dosyada/sistemde duruyor? Yazın.
- Her biri için son yedeğin tarihi nedir? Bilmiyorsanız cevap "yedek yok" demektir.
- Yedeklerden biri ofis dışında mı?
- Sürüm geçmişi kaç gün geriye gidiyor?
- Personel ayrıldığında hangi erişimlerin kapatılacağı yazılı mı?
- Son geri yükleme denemesi ne zaman yapıldı?
Bu altı sorunun üçüne "bilmiyorum" diyorsanız, veri kaybı sizin için bir ihtimal değil, zamanlama meselesidir. İyi haber şu: listeyi tamamlamak bir günden kısa sürer ve yıllarca sizi korur.
Yedeklemede yapılan dört teknik hata
- Harici diski sürekli takılı bırakmak: Sürekli bağlı bir disk, ana bilgisayara bulaşan her sorundan aynı anda etkilenir. Yedek alındıktan sonra çıkarılmalıdır.
- Yalnızca son kopyayı saklamak: Tek bir yedek dosyasının üzerine her seferinde yazılırsa, bozuk veriyi yedeklediğiniz an sağlam kopya yok olur. En az birkaç kuşak geriye gidebilmelisiniz.
- Şifreleri yedeklememek: Veri kurtarılır ama e-fatura veya reklam hesabına giriş yapılamazsa işletme yine duraksar. Erişim bilgileri de kritik veridir.
- Yedeği hiç açmamak: Dosyanın var olması çalıştığı anlamına gelmez. Yılda iki kez, rastgele bir yedeği gerçekten açıp içeriğine bakın.
Veri kaybının görünmeyen maliyeti
İşletmeler kaybı "dosyayı yeniden oluştururuz" diye küçümser. Oysa asıl maliyet üç yerde birikir:
Zaman: Müşteri listesini telefonlardan toplayıp yeniden kurmak, orta ölçekli bir işletmede haftalar sürer ve bu süre boyunca ekip asıl işini yapamaz.
Güven: "Bize ne kadar borcunuz vardı?" diye aramak zorunda kalan bir işletme, müşteri gözünde ciddiyet kaybeder. Bazı müşteriler bu soruyu kendi lehlerine cevaplar; bu da doğrudan gelir kaybıdır.
Karar körlüğü: Geçmiş veri gittiğinde karşılaştırma imkânı da gider. Geçen yılın aynı ayıyla kıyaslayamayan bir işletme, sezon planlamasını hisle yapmak zorunda kalır.
Küçük işletme için makul bir düzen
Aşırıya kaçmaya gerek yok. Beş kişilik bir işletme için şu düzen fazlasıyla yeterlidir:
- Günlük operasyon verisi merkezi bir sistemde tutulur, düzenli olarak ve otomatik yedeklenir.
- Sözleşme ve resmî belgeler ayrı bir klasörde, sürüm geçmişi açık şekilde saklanır.
- Ayda bir, kritik verinin dışa aktarımı alınır ve ofis dışında bir yerde tutulur.
- Erişim bilgileri bir şifre kasasında, en az iki kişinin ulaşabileceği şekilde durur.
Bu düzenin kurulumu bir gün sürer, sonrasında neredeyse hiç bakım istemez. Karşılığında ise işletmenin en kötü senaryosunu masadan kaldırırsınız.
Sadece dosya değil, erişim de yedeklenmeli
Veri kaybı senaryolarının çoğunda konuşulmayan bir ikinci katman var: erişim kaybı. Verileriniz sağlam olabilir ama sisteme giren tek kişi ulaşılamaz durumdaysa sonuç aynıdır. Bu yüzden yedekleme planınız şu üç soruyu da kapsamalıdır:
- Yönetici hesabına kaç kişi erişebiliyor? Cevap "bir" ise bu bir risktir.
- İki adımlı doğrulama hangi telefona bağlı? O telefon kaybolursa yedek kod nerede?
- Alan adı ve e-posta hesapları kimin adına kayıtlı? İşletmenin mi, bir çalışanın mı?
Üçüncü madde özellikle sinsi bir tuzaktır: alan adı bir çalışanın kişisel hesabına kayıtlıysa, ayrılığı takiben web siteniz ve kurumsal e-postanız risk altına girer. Bu kaydı bugün kontrol etmek beş dakika sürer.
İlgili yazılar: Tek kişiye bağımlı işletme riski · Müşteri listesi personelin telefonunda duruyorsa